Работа с заказами (заявками)

Материал из FrigatWiki

Перейти к: навигация, поиск

Содержание

Работа с заказами (заявками)



Документы типа «Заказы» и «Заявки» используются для оформления заказа товаров от покупателей, а также для оформления заказов поставщикам.
Для работы со заказами перейдите к блоку «Документы» - «Заказы» и выберите необходимый тип заказа. Подробнее о навигации по списку документов см. раздел «Навигация по списку первичных документов».

Заказы поставщикам

Используйте заказы поставщикам для оформления заказов поставщикам.
Список заказов поставщикам содержит как созданные вручную заказы поставщиков, так и заказы, созданные автоматически.
Для оформления заказа поставщику ВРУЧНУЮ см. «Оформление заказа вручную при помощи документа заказа поставщику».
Для АВТОМАТИЧЕСКОГО создания заказов поставщику:


Признаки заказов поставщикам В колонках списка заказов поставщикам, помимо информации о заказе, зарегистрированной во время его создания (например, дата регистрации заказа, сумма и пр.) выводятся колонки дополнительных признаков и состояний.

Zak1.png

  • Обр – «обработан».
    Sq1.png- устанавливается по умолчанию при создании документа.
    Sq2.png- устанавливается после смены состояния на «Подготовка».


Связанные данные При помощи списка «Перечень» в главном меню вы можете переключаться между связанными данными заказов поставщикам – выбранный тип связанных данных будет отображаться под списком заказов:

Zak2.png
Выберите:

  • Перечень - Не показывать – список зависимых документов будет скрыт.
  • Перечень - Документ-основание – на экран будет выведен список документов, на основе которых создан выбранный в списке заказ поставщику.
  • Перечень - Зависимые документы – на экран будет выведен список зависимых документов выбранного в списке заказа, т. е. документов, созданных на основе данного заказа.
  • Перечень - Спецификация – на экран будет выведен список товаров выбранного в списке заказа поставщику.


Оформление заказа вручную при помощи документа заказа поставщику

Чтобы создать заказ поставщику, выполните следующие действия:

  • Выполните шаги создания документа, как описано в разделе «Создание документа».
  • На основе созданного заказа поставщику создайте зависимый документ «Входящий счет». Подробнее о создании зависимых документов см. раздел «».

    Zak3.png
    Вы можете пропустить этот шаг и создать приходную накладную на основе заказа поставщику. Для этого необходимо добавить приходную накладную в список зависимых документов заказа поставщику. Вы можете это сделать в разделе Настройки - Настройки документов - Заказ поставщику - Свойства - Зависимые документы.
  • На основании входящего счета создайте зависимый документ «Приходная накладная».
      В результате описанных действий новый заказ поставщику появится в списке заказов поставщикам и будет доступен для распределения по заказам клиентов. Подробнее см. [ «Распределение товаров накладной по заказам клиентов»].

      Формирование заказов поставщикам


      Воспользуйтесь функцией формирования заказов поставщикам для автоматического создания заказов поставщикам на основе существующих заказов клиентов.
      Программа выполнит поиск по всем «свободным» документам типа «Заказы клиентов» и «Счета-заказы клиентов», не прикрепленных к заказам поставщикам на момент запуска функции.
      Чтобы воспользоваться функцией формирования заказов поставщикам, выполните следующие действия:

      • Шаг 1. Перейдите к списку заказов поставщикам, как описано в разделе «Навигация по списку первичных документов».
        Примечание : вы также можете выполнить запуск данной функции, воспользовавшись контекстным меню любого документа типа «Заказы» и «Счета-заказы». Функция будет работать одинаково вне зависимости от того,
      • Шаг 2. Щелкните правой кнопкой мыши в области списка заказов поставщикам и выберите «Формирование заказов поставщикам» в контекстном меню.

        Zak4.png
      • Шаг 3. Настройте параметры отбора документов в открывшемся окне:

        Zak5.png

        - Обрабатывать
        • Все подходящие документы - в обработку попадают все заказы клиентов, находящиеся в состоянии «Готов», по которым еще не формировались заказы поставщикам.
        • Выбранные документы - обрабатываются промаркированные заказы (см. «Маркировка документов»), либо текущий (на котором установлен курсор) заказ.
          - Только документы периода - обрабатываются документы, дата которых попадает в указанный ниже период.
          - Только в состоянии – обрабатываются только документы, находящиеся в состоянии «Готов».
          - Только заказы клиента - обрабатываются только заказы выбранного ниже клиента.
          - Только поставщику - формируется заказ на товары только указанному ниже поставщику.
          - Учитывать расходные накладные клиента - заказы поставщикам формируются за вычетом количеств в расходных накладных, которые на данный момент уже связаны с отобранными заказами клиентов.
          - Учитывать резервы клиента - заказы поставщикам формируются за вычетом количеств в документах резерва, которые на данный момент связаны с отобранными заказами клиентов.
      • Настройте параметры отобранных товаров/документов в открывшемся окне:

        Zak6.png
        На вкладке «Товары для заказов» (открыта по умолчанию) отображается список товаров, отвечающих требованию фильтра.
        Нажмите рядом с товаром, чтобы раскрыть список документов, в спецификацию которых выбран данный товар. В колонке «Требуется» выводится количество товара, включенное в спецификацию документа. При
        необходимости отредактируйте количество товара, которое хотите заказать, в колонке «Заказать». Документ «Заказ поставщику» будет сформирован на количество, указанное в колонке «Заказать».
        На вкладке «Заказы поставщикам» выеден список заказов, которые будут сформированы отобранным поставщикам.
        На вкладке «Дополнительно» вы можете указать основание для заказа и примечание в соответствующих текстовых полях.
        В этом окне вы также сможете настроить следующие параметры:
        - выбрать организацию-получателя заказа от поставщика из списка своих организаций.
        - указать прайс-лист для расчета цены заказываемых товаров (будет отображаться в колонке «Цена»).
        - установить/снять флаг «Копировать дату с заказа», чтобы копировать/не копировать дату создаваемого документа с заказа клиента, на основе которого он создается.
        - установить/снять флаг «Копировать аналитику, номер и номер 2 с заказа», чтобы копировать/не копировать указанные параметры создаваемого документа с заказа клиента, на основе которого он создается.
      • Шаг 4. Нажмите «ОК» в нижней части окна – заказы поставщикам будут сформированы в соответствии с указанными параметрами и добавлены в список заказов поставщикам.

      Формирование заказов поставщикам по статистике расходов


      Данная операция позволяет сформировать заказы на товары поставщикам на основе статистики их продаж.
      Чтобы выполнить операцию формирования заказов по статистике расходов, выполните следующие действия:

    • Шаг 1. Перейдите к списку заказов поставщикам, как описано в разделе «Навигация по списку первичных документов».
    • Шаг 2. Щелкните правой кнопкой мыши в области списка заказов поставщикам и выберите «Формирование заказов поставщикам по статистике расходов» в контекстном меню.
    • Шаг 3. Настройте параметры отбора товаров в открывшемся окне:

      Zak7.png

      Товарный фильтр – воспользуйтесь им для фильтрации товаров.
      Фильтр на количество – воспользуйтесь этим фильтром для фильтрации товаров по количеству.
      Поставщики – воспользуйтесь этим фильтром, чтобы выполнить отбор товаров по поставщикам.
      • Настройте параметры расчета в открывшемся окне.

        Zak8.png
        Блок «Расчет проходимости»
        Набор настроек для расчета значения в колонке «Проходимость».
        Проходимость – среднее количество продаж товара в день за выбранный период с учетом дисперсии. По умолчанию – общее кол-во дней за выбранный период / кол-во проданного товара в соответствии с настройками в блоке «Учет количества товаров в наличии».
        Считать число рабочих дней по каждому товару – установите флаг, чтобы ограничить количество дней, участвующих в подсчете общего количества.
        Рабочими днями считать дни
      • Когда были продажи товара – при подсчете количества дней из общего количества будут исключены дни, когда не было продаж товара.
      • Когда товар присутствовал на складе – при подсчете количества дней из общего количества будут исключены дни, когда товар отсутствовал на складе.
        Не учитывать дисперсию – установите флаг, чтобы не учитывать дисперсию при расчете проходимости. Подробнее о дисперсии см. описание колонок в приведенной ниже таблице.
        Блок «Учет количества товаров в наличии»
        Набор настроек для расчета количества товара, участвующего в формуле подсчета проходимости.
        Склад – выберите, как будет подсчитываться количество товара – общее количество на всех складах (по умолчанию) или на выбранном в выпадающем списке складе.
        Учитывать ожидаемый приход – установите флаг, чтобы добавить к общему количеству товара те товары, которые находятся в состоянии «ожидаемый приход».
        Учитывать сделанные заказы – установите флаг, чтобы добавить к общему количеству товара кол-во заказанного товара (указанного в спецификации заказа поставщикам).
        Блок «Цены»
        Выберите прайс-лист и валюту, на основе которых будут рассчитаны цены товара в создаваемых документах заказа поставщикам.
        Закладка «Товары для заказа»
        На этой закладке (открыта по умолчанию) выводятся товары, отобранные при помощи фильтра (см. шаг 3 выше).
        В колонках товара вы можете просмотреть/отредактировать следующую информацию:
        Колонка Описание
        Кол-во Кол-во товара, рассчитанное в соответствии с настройками блока «Учет количества товаров в наличии».
        Средний расход Среднее количество продаж товара в день за выбранный период (строго с учетом дисперсии).
        Дисперсия Разовые пики продаж, резко отличающиеся от среднего значения.
        Проходимость То же самое, что средний расход. Может быть рассчитана с учетом или без учета дисперсии.
        Запас в днях Кол-во дней, на которое хватит имеющегося в наличии товара при сохранении средней скорости продаж (значение в колонке «Проходимость»).
        Дней на заказ Укажите кол-во дней, на которое хотите обеспечить себя товаром.
        Предполагаемый заказ Рассчитывается автоматически: (дней на заказ) – (запас в днях) х (проходимость)
        Заказ Укажите количество товара, которое хотите включить в документ заказа поставщику.
        Сумма Сумма заказа в соответствии с настройками в блоке «Цены».


        Вкладка «Заказы поставщикам»
        Предварительный список заказов поставщикам.
        Список формируется только после того, как вы укажете значение в колонке «Заказ».
        Здесь вы можете включить/исключить документ из списка при помощи флага Sq1.png , а также установить номер документа соответствующей колонке.
        Вкладка «Параметры документов»
        Выберите тип формируемых документов – заказ поставщику или счет-заказ поставщику - при помощи радиокнопки. Документы будут добавлены в список документов соответствующего типа.
        Выберите свою торгующую организацию из справочника «Свои организации». Выбранная организация будет указана в поле «Своя организация» всех формируемых документов.

    • Шаг 4. После того, как все параметры будут установлены, нажмите «ОК» в нижней части окна – документы выбранного типа будут сформированы и добавлены в список заказов поставщикам.


    Заказы клиентов


    Список заказов клиентов содержит документы заказов клиентов, зарегистрированных в системе.

    Признаки заказов клиентов
    В колонках списка заказов клиентов, помимо информации о заказе, зарегистрированной во время его создания (например, дата регистрации заказа, сумма и пр.) выводятся колонки дополнительных признаков и состояний:

    Zak9.png

    • Обр
      Sq1.png - устанавливается автоматически при создании документа.
      Sq2.png - устанавливается при смене состояния документа на «Подготовка».
    • Закз
      Sq1.png - у данного документа имеется связанный документ заказа поставщику (Sq gray.png - кол-во товара в исходном заказе клиента превышает количество товара в заказе поставщику; Sq red.png - кол-во товара в исходном заказе клиента меньше кол-ва товара в спецификации заказа поставщику).
      Sq2.png - данный заказ не имеет связанных документов заказа поставщику.
    • Отгр
      Sq1.png - у данного документа имеется связанная расходная накладная (Sq gray.png - кол-во товара в исходном заказе клиента превышает количество товара в накладной; Sq red.png - кол-во товара в исходном заказе клиента меньше кол-ва товара в спецификации накладной).
      Sq2.png - данный заказ не имеет связанных расходных накладных.


    Связанные данные
    При помощи списка «Перечень» в главном меню вы можете переключаться между связанными данными заказов клиентов – выбранный тип связанных данных будет отображаться под списком заказов:

    Zak10.png

    Выберите:

    • Перечень – Не показывать - список зависимых документов будет скрыт.
    • Перечень – Спецификация - на экран будет выведен список товаров выбранного в списке заказа клиента.
    • Перечень – Накладные – на экран будет выведен список связанных с заказом клиента приходных и расходных накладных, а также заказов поставщику.

    Создание заказа клиента


    Вы можете создавать заказы клиентов вручную так же, как любой другой документ. Подробнее о создании документов см. «Создание документа». После создания заказ клиенту будет добавлен в список заказов клиентов и будет доступен для автоматического распределения. Подробнее см. [«Распределение товаров накладной по заказам клиентов»].

    Формирование заказов поставщикам на основе заказов клиентов

    Вы можете создать заказы поставщикам в том случае, если количества товара, доступного на складах, недостаточно для закрытия заказа клиента. Для этого воспользуйтесь контекстным меню в списке заказов клиентов и выберите «Формирование заказов поставщикам». Подробнее о функции см. «Формирование заказов поставщикам».

    Создание зависимых документов

    Вы можете создать любые необходимые зависимые документы для каждого заказа клиента вручную. Для этого перейдите в раздел «Контроль заказов клиентов» и выберите «Выписать» в контекстном меню. Подробнее см. [«Контроль заказов клиентов» - «Создание связанных документов»].
    Вы также можете зависимые документы автоматически. Для этого воспользуйтесь контекстным меню в списке заказов клиентов и выберите «Создание документов по заказам»:

    Zak11.png
    Настройте параметры создания документов в открывшемся окне:

    Zak12.png

    • Обрабатывать
      - Все подходящие документы – связанные документы будут созданы для всех заказов клиентов, товар которых полностью или частично не связан с другими документами (например, документами резерва, заказами или накладными).
      - Выбранные документы – связанные документы будут созданы для выбранных (см. «Маркировка документов») заказов клиента или текущего заказа (на котором был установлен курсор в момент вызова функции).
      - Только документы периода – обрабатываются документы, дата которых попадает в указанный ниже период.
      - Торгующая организация – обрабатываются только заказы с выбранной ниже «своей» организацией.
      - Только документы клиента - обрабатываются только заказы выбранного ниже клиента.
    • Создавать
      - Счета клиента – на основе отобранных заказов клиентов будут созданы связанные исходящие счета. Кол-во товара в документах резерва будет отражено в колонке «Вып. счетов» в окне контроля заказов клиентов.
      - Документы резерва - на основе отобранных заказов клиентов будут созданы документы резерва. Подробнее о документах резерва см. [«Документы резерва»]. Кол-во товара в документах резерва будет отражено в колонке «Док. резерва» в окне контроля заказов клиентов.
      - Расходные накладные - на основе отобранных заказов клиентов будут созданы расходные накладные. Кол-во товара в зависимых расходных накладных будет отражено в колонке «Распр. под заказ» в контроле заказов клиентов.
      - Счета-заказы клиента - на основе отобранных заказов клиентов будут созданы счета-заказы клиента.
      - С учетом счетов – установите флаг, чтобы не включать количество товара в связанных с заказом счетах при создании счетов-заказов.
    • Использовать данные
      - Предварительного распределения – связанные документы выбранного типа будут созданы на кол-во товара, равное кол-ву товара в связанных документах резерва (колонка «Док. резерва» в контроле заказов клиентов).
      - Распределения поступлений - связанные документы выбранного типа будут созданы на кол-во товара, равное данным в колонке «Распред. под заказ».
      - Не использовать данные о распределении – связанные документы выбранного типа будут созданы на то количество товара, которое указано в спецификации исходного заказа клиента.
      - О доступном количестве на складах – количество товара в связанных документах выбранного типа будет рассчитано на основе формулы доступного количества товара.

      Zak13.png

    Проверка статуса заказа клиента

    Вы можете проверить статус заказа в любой момент после его создания в разделе «Контроль заказов клиентов». Для этого воспользуйтесь контекстным меню и выберите «Контроль заказов клиента». Подробнее см. «Контроль заказов клиентов».

    Закрытие заказа клиента

    Заказ клиента считается закрытым после того, как на его основе была создана расходная накладная на количество товара, указанное в спецификации исходного документа заказа клиента. При этом для расходной накладной должно быть установлено состояние «Товар отгружен».

    Контроль заказов клиентов

    Функция контроля заказов клиентов дает возможность отследить состояние заказов клиентов на любом этапе их формирования. Чтобы воспользоваться функцией контроля заказов клиентов, перейдите к блоку «Документы» - «Заказы» и выберите «Контроль заказов клиентов».

    Zak14.png
    Вы также можете вызвать функцию контроля заказов клиентов при помощи контекстного меню документов типа: «Заказ клиента» / «Заказ реализатора» / «Счет-заказ клиента».

    Zak15.png
    Щелкните правой кнопкой по любому документу из списка указанных выше документов и выберите:

    • Перейти в контроль заказов клиента – переход в окно контроля заказов клиентов, список будет отфильтрован по заказам выбранного клиента.
    • Контроль заказов – переход в окно контроля заказов клиентов, список будет отображать все необработанные заказы.

    Окно контроля заказов клиентов содержит список зарегистрированных в системе документов типа «Заказ клиента», «Заказ реализатора», «Счет-заказ клиента». По умолчанию обработанные (отгруженные) заказы скрыты в списке.

    Zak16.png
    Чтобы отфильтровать список/изменить представление списка, воспользуйтесь кнопками на верхней панели:

    • Zak17.png- нажмите, чтобы скрыть все обеспеченные поставками заказы клиентов в списке.
    • Zak18.png- нажмите, чтобы скрыть все «закрытые» заказы клиентов в списке.
    • Zak19.png- используйте для переключения между представлениями списка:
      - В верхней части выводится документ, в нижней – связанные с ним товары, которые требуется заказать.
      - В верхней части выводится заказываемый товар, в нижней – связанные с выбранной товарной позицией документы.

    В колонках списка заказов клиентов выводится следующая информация:

    Колонка Описание
    Кол-во Кол-во заказываемого товара в исходном документе «Заказ клиента»/ Суммарное кол-во товара, которое требуется заказать.
    Снято Кол-во товара, заказ которого был отменен при помощи функции «Снятие заказа».
    Заказано Кол-во товара, указанное в спецификации связанного документа заказа поставщику.
    Предварит. распределение Кол-во товара в зависимых входящих счетах. Заполняется в том случае, если функция «Распределение поставок по заказам клиентов» была вызвана из списка входящих счетов.
    Принято под заказ Заполняется после выполнения операции «Распределение поставок по заказам клиентов».
    Распределено под заказ Заполняется после выполнения операции «Распределение поставок по заказам клиентов».
    Выписано счетов Кол-во товара в зависимых исходящих счетах, выписанных клиенту.
    Документы резерва Количество зависимых документов резерва. Документы резерва могут быть созданы вручную или автоматически в результате выполнения операции «Распределение поставок по заказам клиентов».
    Резерв Товары в резерве.
    Накладные Количество товара в зависимых приходных накладных.
    Отгружено Кол-во товара в зависимых расходных накладных.


    Создание связанных документов


    Вы можете создать любые необходимые зависимые документы для каждого заказа клиента вручную. Для этого перейдите в раздел «Контроль заказов клиентов», щелкните по необходимому заказу клиента и выберите «Выписать» в контекстном меню.

    Zak20.png
    Выберите:

    • Счета – выберите, чтобы выписать счет по выбранному заказу клиента.
    • Накладные – выберите, чтобы выписать расходную накладную по выбранному заказу.
    • Акты передачи -
    • Заказы по счетам - ?
    • Документы резерва – выберите, чтобы выписать документ резерва по выбранному заказу.
    • Снятие заказа – выберите, чтобы оформить снятие заказа по выбранному заказу.

    Настройте данные о количестве товара в открывшемся окне так же, как при автоматическом создании зависимых документов:

    Zak21.png
    Подробнее о настройках количества товара, добавляемого в документ, см. «Создание зависимых документов» (блок «Учитывать данные»).
    После того, как параметры будут настроены, нажмите «ОК» и при необходимости отредактируйте список создаваемых документов и/или кол-во товара, добавляемое в документ, в открывшемся окне так же, как при автоматическом создании зависимых документов. Подробнее см. раздел «Создание зависимых документов».

    Коррекция связей между документами и товарными позициями


    Вы можете воспользоваться функцией коррекции связи в контекстном меню товара.

    Zak22.png
    Вы можете скорректировать связь:

    • с заказами поставщику – выберите, чтобы скорректировать связь между товарной позицией и документами заказа поставщику.
    • с документами предварительного распределения – выберите, чтобы скорректировать связь между товарной позицией и документами предварительного распределения (счетами).
    • с документами распределения – выберите, чтобы скорректировать связь между товарной позицией и документами распределения (приходными накладными и документами резерва).
    • со счетами клиента – выберите, чтобы скорректировать связь между товарной позицией и выписанными счетами-фактурами.
    • с расходными накладными клиента - выберите, чтобы скорректировать связь между товарной позицией и расходными накладными клиента.

    Скорректируйте связи с выбранным типом документов в открывшемся окне:

    Schet1.png
    В данном окне выводится список всех документов выбранного типа, связанных с товарной позицией. Например, если вы выбрали «Коррекция связей с заказами поставщику», то на экран будут выведен перечень всех когда-либо сделанных заказов поставщику на выбранную товарную позицию. В колонках списка выводится следующая информация:

    Колонка Описание
    В док-те Кол-во товара в спецификации документа.
    Другим Кол-во товара, связанное с другими документами
    До коррекции Кол-во товара, связанное с данными документом до коррекции.
    Выбор Уточните кол-во связанного товара в этой колонке.
    Доступно Кол-во товара, доступное в данный момент на складе.
    Резерв Кол-во зарезервированного товара (док. Резерва + накладные в состоянии РЕЗЕРВ )


    Уточните количество товара в колонке «Выбор».


    Нажмите «ОК», чтобы сохранить изменения.
Личные инструменты