Навигация и типовые операции с документами

Материал из FrigatWiki

Версия 05:09, 5 июля 2019

Навигация по списку первичных документов

Чтобы перейти к списку документов необходимого типа, нужно выполнить следующие действия:

• Выбрать модуль программы в выпадающем списке на верхней панели.
  
  
  
• Выбрать необходимый тип документов в блоках «Документы» и «Финансы», расположенных в левой части окна программы.
• Для перехода к списку документов нужного типа надо подвести курсор к заголовку и выбрать необходимый документ во всплывающем списке…
  
  
  
  … либо щелкнуть по заголовку и выбрать необходимый документ в списке справа:
  
  
  

Примечание: что один и тот же документ может быть включен в разные группы. Например, документ «Акт списания» включен в блок «Внутренние документы» в рамках модуля «Оперативный учет» и в блок «Акты» в рамках модуля «Управление складом».
Примечание: можно настроить удобную для себя структуру расположения документов по группам, воспользовавшись редактором панелей: главное меню - «Файл» - «Редактор панелей» (после сохранения необходимо перезапустить программу). Все документы работают одинаково (имеют одинаковое влияние на остатки на складе и/или взаиморасчеты с контрагентами) вне зависимости от того, в рамках какого модуля они были созданы.

Типовые операции с первичными документами

В данной главе рассмотрены общие действия с первичными документами, доступные для всех или для нескольких типов документов вне зависимости от их типа. Типовые операции включают в себя создание, копирование, редактирование, удаление, печать документов и пр. и выполняются при помощи контекстного меню документа:


Данные действия, как правило, дублируются при помощи кнопок на верхней панели…


…а также в разделе «Операции» в главном меню:

Создание документа

Чтобы создать документ, нужно выполнить следующие действия:

• Шаг 1. Перейти к списку документов необходимого типа, как описано в разделе «Навигация по списку первичных документов».
• Шаг 2. Нажать кнопку «Создать» на верхней панели / щелкнуть правой кнопкой в области списка документов и выбрать «Создать» в контекстном меню.
  
  
  
• Шаг 3. Переключиться между вкладками в открывшемся окне, чтобы настроить параметры документа. Все документы имеют единообразную структуру, в соответствии с которой строится порядок их создания.
  
  
  
  - Заполнить реквизиты документа на вкладке «Реквизиты».
  - Заполнить спецификацию документов (для типов документов, имеющих спецификацию товаров/услуг) на вкладке «Товары».
  - Ввести дополнительные затраты, связанные с таможней, доставкой и пр., на вкладке «Затраты».
  - Присвоить документу аналитические признаки на вкладке «Аналитика».
  - Ввести дополнительную информацию (примечание) к документу на вкладке «Дополнительно».
  - Определить параметры настройки документа на вкладке «Настройки». После того, как все параметры будут установлены, надо нажать «ОК» в окне создания документа – новый документ появится в списке документов.
• Шаг 4. При необходимости установить состояние документа. Подробнее об установке состояния см. раздел «Установка состояния документов».

Документы "Расходная накладная", "Акт оказания услуг", "Приходная накладная", "Накладная возврата от покупателя" и прочие могут создаваться на основании других документов ("Счета исходящего", "Счета входящего", "Расходной накладной" и пр.). Для этого надо вызвать контекстное меню правой кнопкой мыши и выбрать пункт "Создать зависимый документ":

В таком случае шапка зависимого документа будет уже заполнена, а в спецификации можно будет частично или полностью подобрать товар из тех, что были в документе-основании.

Редактирование документов

Есть возможность отредактировать документ в любое время после его создания. Для редактирования существующего документа нужно выполнить следующие действия:

• Перейти к необходимому документу, как описано в разделе [«Навигация по списку первичных документов»] или воспользоваться функцией поиска (см. инструкцию Поиск документов и элементов справочников)
• Щелкнуть дважды по необходимому документу / выделить документ в списке и нажать кнопку «Правка» на верхней панели / открыть контекстное меню документа и выбрать «Правка».
  
  
  
• Отредактировать необходимые параметры в открывшемся окне документа так же, как при создании.

При редактировании документа отслеживаются состояние документа и наличие связей с другими документами. Так, например, если накладная была проведена по складу (принята/отгружена), то добавленные товарные позиции также будут автоматически проведены по складу, если по накладной зарегистрирована счет-фактура, то при изменении спецификации накладной, счет-фактура автоматически будет приведена в соответствие с накладной.

Копирование документов

Можно создать документ путем копирования информации из уже имеющегося (базового) документа. Для этого надо выполнить следующие действия:

• Перейти к базовому документу, как описано в разделе [Навигация по списку первичных документов] или поспользоваться функцией поиска (см. инструкцию Поиск документов и элементов справочников).
• Открыть контекстное меню документа и выбрать «Копировать».
  
  
  
• Выбрать тип создаваемого документа на вкладке «Тип документа» в открывшемся окне:
  
  
  
• При необходимости переключиться на вкладку «Параметры» и установить параметры копирования.
  - Копировать дату и номер документа
  -
• Нажать «ОК» - на экране появится окно создания документа, выбранного на вкладке с параметрами, скопированными из базового документа в соответствии с настройками, указанными на вкладке «Параметры».

Аннулирование и удаление документов

Чтобы аннулировать существующий документ, необходимо выполнить следующие действия:

• Перейти к необходимому документу, как описано в разделе [«Работа с первичными документами»] или воспользоваться функцией поиска (см. инструкцию Поиск документов и элементов справочников).
• Выделить документ в списке при помощи мыши и нажать кнопку «Аннулировать» на верхней панели / открыть контекстное меню документа и выбрать «Аннулировать».
  
  
  

Данная операция приводит к аннулированию всех существующих связей удаляемого документа с другими документами и документов, созданных на его основании.
Аннулированный документ не используется в учете, а в журнале отображается бледно-серым цветом.
Операция аннулирования отличается от удаления тем, что аннулированный документ сохраняется как шаблон и его можно восстановить путем копирования в другой документ.
Чтобы удалить существующий документ, нужно выполнить следующие действия:

• Перейти к необходимому документу, как описано в разделе [ «Работа с первичными документами»] или воспользоваться функцией поиска (см. инструкцию Поиск документов и элементов справочников).
• Выделить документ в списке при помощи мыши и нажать кнопку «Удалить» на верхней панели / открыть контекстное меню документа и выбрать «Удалить».
  
  
  

Данная операция приводит к удалению всех существующих связей удаляемого документа с другими документами, а также документов, созданных на его основе.
Примечание: удаленный документ не используется в учете, не отображается в журнале документов, не подлежит восстановлению!

Печать документов

Просмотр информационной карточки документа

Маркировка документов

Для того чтобы промаркировать/отменить маркировку документа в журнале документов необходимо щелкнуть мышью по крайнему левому полю строки, соответствующей документу. В результате в этом поле появится изображение стрелки и произойдет заливка строки голубым цветом:


Таким образом, маркируется группа/выборка документов, над которой необходимо произвести определенную операцию.