Материал из FrigatWiki

Версия 16:19, 23 ноября 2014

Типовые операции с первичными документами

В данной главе рассмотрены общие действия с первичными документами, доступные для всех или для нескольких типов документов вне зависимости от их типа. Типовые операции включают в себя создание, копирование, редактирование, удаление, печать документов и пр. и выполняются при помощи контекстного меню документа:


Данные действия, как правило, дублируются при помощи кнопок на верхней панели…


…а также в разделе «Операции» в главном меню:

Создание документа

Чтобы создать документ, выполните следующие действия:

• Шаг 1. Перейдите к списку документов необходимого типа, как описано в разделе «Навигация по списку первичных документов».
• Шаг 2. Нажмите кнопку «Создать» на верхней панели / щелкните правой кнопкой в области списка документов и выберите «Создать» в контекстном меню.
  
  
  
• Шаг 3. Переключайтесь между вкладками в открывшемся окне, чтобы настроить параметры документа. Все документы имеют единообразную структуру, в соответствии с которой строится порядок их создания.
  
  
  
  - Заполните реквизиты документа на вкладке «Реквизиты».
  - Заполните спецификацию документов (для типов документов, имеющих спецификацию товаров/услуг) на вкладке «Товары».
  - Введите дополнительные затраты, связанные с таможней, доставкой и пр., на вкладке «Затраты».
  - Присвойте документу аналитические признаки на вкладке «Аналитика».
  - Введите дополнительную информацию (примечание) к документу на вкладке «Дополнительно».
  - Определите параметры настройки документа на вкладке «Настройки». После того, как все параметры будут установлены, нажмите «ОК» в окне создания документа – новый документ появится в списке документов.
• Шаг 4. При необходимости установите состояние документа. Подробнее об установке состояния см. раздел [«Установка состояния документов»].

Ввод реквизитов документа

Заполните реквизиты документа на вкладке «Реквизиты».

• Номер
  Номер документа. Для номера документа в системе предусмотрено два поля, для первого поля организована поддержка нумераторов, для второго поля – только ручной ввод значений. Значения номеров могут содержать любые символы.
• От
  Дата выписки документа, по умолчанию текущая. При нажатии на кнопку выпадает календарь. Дату можно ввести вручную или выбрать из календаря (как прошедшую, так и будущую).
• Срок оплаты/контрольный срок
  Контрольная дата оплаты по документу. При нажатии на кнопку выпадает календарь. Если по истечении срока оплаты документ не был оплачен, то в журнале документов у такого документа выделяется красным цветом признак оплаты (ячейка в колонке «О»), а если документ был оплачен частично (не вся сумма документа покрыта платежами), то признак оплаты заливается серым цветом.
• Поставщик и рекв. / Получатель и рекв. / Продавец / Покупатель / Организация
  Своя организация или контрагент, выбирается из справочника организаций. Представляется двумя полями: в первом поле выбирается название организации, во втором – список реквизитов. Позиция, предназначенная для своей организации по умолчанию, имеет значение, указанное в свойствах документа (см. Настройки → Настройки документов → Необходимый тип документа… → Свойства) в поле «Торгующая организация».
• На склад / Со склада / Склад
  Склад-получатель или/и склад-отправитель, выбирается из справочника складов. По умолчанию имеет значение, указанное в свойствах документа (см. Настройки → Настройки документов → Необходимый тип документа… → Свойства) в поле «Склад-грузополучатель/Склад-грузоотправитель».
  Для документов различных типов используются разные (из перечисленных) названия данных полей.
• Валюта и курс
  Валюта документа и курс валюты, выбирается из справочника валют и курсов валют. По умолчанию имеет значение, указанное в свойствах документа (см. Настройки → Настройки документов → Необходимый тип документа… → Свойства) в поле «Валюта документа».
• Основание
  Основание для документа. Например, номер договора или номер счета для накладной.
• Примечание
  Произвольное примечание к документу.
• Грузоотправитель/Грузополучатель
  Организация (возможно сторонняя), занимающаяся доставкой грузов. При нажатии на кнопку выпадает диалоговая панель, предназначенная для формирования списка грузоотправителей и грузополучателей соответственно. Данная панель имеет свои функциональные кнопки, с помощью которых формируется список организаций:
  - Кнопка позволяет перейти в справочник организаций для добавления и выбора из него соответствующей организации.
  - Кнопка позволяет удалить грузополучателя/грузоотправителя из списка.
  - Кнопка позволяет закрыть панель и вставить текущее значение списка в поле. То же самое можно сделать, выбрав значение списка двойным щелчком левой кнопки мыши.
  Помимо кнопок имеется дублирующее их контекстное меню.
  В исходящих документах сформированный список грузоотправителей будет соответствовать своей организации, выбранной в документе, а список грузополучателей – выбранному контрагенту, а во входящих – наоборот.

В перечне реквизитов документа можно выделить основные, т.е. те, без заполнения которых документ не может быть сохранен. К основным реквизитам обычно относятся: номер документа, дата выписки, своя организация, контрагент, склад.