Управление закупками и сбытом - работа с функционалом

Материал из FrigatWiki

Методические рекомендации по работе с функционалом модуля «Управление закупками и сбытом (УЗС)» на примере типового документооборота

1. Установка программы

Установите программу, скачав дистрибутив по ссылке: ftp://hq.retail.su/pub/Install/V4187_01/
Подключите базу данных.
Пуск — Программы — Фрегат — Фрегат Консоль — меню правой кнопки мыши (менюПКМ) — подключить файл базы данных — выбрать файл базы — Открыть — убедитесь, что база появилась в списке консоли — закройте консоль.

Запустите программу, кликнув по ярлыку в меню Пуск или на Рабочем столе.
В поле выбора базы данных выберите подключённую ранее базу.
Логин/пароль по умолчанию: sysdba / masterkey

2. Настройки системы

Для подготовки базы к работе с функционалом УЗС, необходимо проставить настройки системы в целом и используемых документов в частности. Схему документооборота см. в п.3.

2.1

Главное меню (навигатор, иконка «домик») - Настройки — Настройки системы — Выбрать раздел «Документы» - подраздел «Управление закупками и сбытом»

Поставить галки и значения:

2.2. Дополнительные возможности — в данном примере не используются

2.2.1 Если в базе заведено несколько складов (точек учёта), например:
Основной — для приходов от поставщика;
Брак — для брака и возвратов от клиента; и т. п.
то можно указать, поступления на какой именно склад следует распределять по счетам-заказам клиентов.
Для этого в графе «IDs складов для автораспределения поступлений» следует перечислить ID через точку с запятой.
Чтобы узнать ID склада, нужно зайти в справочник складов и вывести колонку с этим параметром:
Главное меню — Справочники — Склады — (менюПКМ) — Колонки — галка ID – OK

2.2.2 Документ Счёт-заказ имеет по умолчанию 2 состояния.
Подготовка — документ представляет из себя черновик
Резерв по счёту — документ сформирован и участвует в бизнес-процессе.
Если пользователем были созданы дополнительные состояния для данного документа (например, Одобрено старшим менеджером, Подтверждено и т. п.), то можно указать, на документы в каком именно состоянии программе следует проводить автораспределение поступлений.
Для этого в графе «IDs состояний заказов...» следует перечислить ID через точку с запятой.
IDs состояний документов выводятся на просмотр спецзапросом.

2.3

Главное меню (навигатор, иконка «домик») - Настройки — Настройки документов — Заказ поставщику — (менюПКМ) — Свойства документа — раздел «Зависимые документы» - Добавить — Приходная накладная — ОК — Настройки — выставить галки как на рисунке.

2.4

Дополнительно можно настроить интерфейс программы, чтобы быстро вызывать нужные разделы и реестры документов.
Для этого используется редактор панелей. Сформированная с его помощью панель навигации будет доступна после перезапуска программы.
Верхнее меню — Файл — Редактор панелей — Файл — Создать — ввести имя — выбирая из правой части окна блоки и отдельные команды, сформировать панель.

Чтобы панель была более удобной для восприятия, рекомендуется перетаскивать разделы в новую панель блоками, а потом удалять из них всё лишнее. Тогда вновь созданная панель будет структурированной.
Рекомендуется оставить в новой панели, например, следующие разделы:

3. Описание работы

3.1. Ввод организаций

Главное меню — Справочники — Свои организации — Моя организация (заведена по умолчанию) — (менюПКМ) — Правка — завести название (необходимо и достаточно для сохранения), реквизиты и контактные данные своей организации.

Организации-контрагенты (поставщики и покупатели) создаются аналогично.
Главное меню — Справочники — Все организации — (менюПКМ) — Создать — завести название (необходимо и достаточно для сохранения), реквизиты и контактные данные своей организации — в разделе «Дополнительно» поставить галку «Поставщик» или «Покупатель» или «Производитель» (для тех поставщиков, которые будут привязаны к товарам для составления заказов поставщику).

3.2. Создание Складов

По умолчанию в новой базе есть 1 склад «Мой склад». Его можно переименовать и иным образом отредактировать, также можно создать ещё склады.
Главное меню — Справочники — Склады — (менюПКМ) — Создать — завести название (необходимо и достаточно для сохранения), реквизиты и контактные данные склада.

3.3. Загрузка списка товаров и начальных остатков

Создание базы лучше начинать, заводя остатки по результатам инвентаризации, в программе ФРЕГАТ они будут считаться начальными остатками.
Необходимый документ в этом случае — Акт о начальных остатках. Остатки по результатам инвентаризации представлены в виде файла, оптимально — в формате Excel (XLS)
Главное меню — Оперативный учёт — Внутренние документы — Акты оприходования — (менюПКМ) — Создать — Акт о начальных остатках

Выделите данные таблицы Excel и скопируйте их в буфер обмена.
В создаваемом Акте о начальных остатках перейти в раздел Товары.

Окно разделено на 3 части. В верней части слева — номенклатурное дерево каталога, справа — содержание выделенной группы товаров. В нижней части — спецификация документа.
Необходимо создать хотя бы 1 товарную группу, входящую во «Все группы».
В верней части окна слева выделить «Все группы» - (менюПКМ) — Создать подгруппу — Ввести название — ОК.
Внимание! По умолчанию название группы повторяется в начале имени содержащихся в ней товаров. Это можно изменить/удалить при правке группы в разделе «Дополнительно».

Курсор в нижней части окна - (менюПКМ) — Импорт из буфера обмена
На просмотр будет выведено содержание буфера обмена — выделенные ранее столбцы таблицы остатков.

Необходимо выставить соответствие заголовков колонок их содержимому. Для этого на заголовках колонок по очереди вызывается (менюПКМ) и выбирается соответствующий заголовок.
Среди данных должны присутствовать как минимум Имя товара и его Количество.
Колонкам с данными, которые загружать не нужно, или пустым — присваивается заголовок «пропустить» (прочерк).

Закончив сопоставление, нажимаем ОК — начнётся загрузка товаров в спецификацию акта. Она может занимать некоторое время.
В самом начале загрузки появится диалоговое окно. Поскольку товар заводится в базу впервые, нужно указать ранее созданную подгруппу как пункт его назначения и поставить галку «для всех» (если это необходимо, иначе программа будет выводить запрос после каждой позиции).

Когда закончится загрузка товаров в акт, нажмите ОК — документ будет сохранён.
Подтвердите создание нумератора для данного документа (это диалоговое окно будет выводиться каждый раз, когда в программе впервые будет создан документ какого-либо типа).

По умолчанию Акт оприходования сохраняется в состоянии «Подготовка».
После сохранения программы выдаст запрос, следует ли установить состояние «Товар оприходован» - нужно нажать ОК.
Если запрос не выводится автоматически, установка состояния проводится так:
Выделите документ в списке — (менюПКМ) — Установить состояние — Товар оприходован — ОК.

На складе появится товар.
Поскольку ранее были проставлены настройки о распределении поступлений по счетам-заказам клиентов, после оприходования Акта программа выведет такой запрос.
В данном случае его следует отклонить, нажав «Нет».

Особенностью товаров в данном примере является их комплектность.
Покупатель приобретает товар в любом требуемом количестве. Поставщик поставляет товар только в строго определенной кратности. Кратность известна для каждой товарной позиции.
В процессе первичного создания базы кратность для товаров нужно проставить вручную на каждом товаре.
Главное меню — Справочники — Номенклатура — (менюПКМ) на каждом товаре по очереди — Правка — Дополнительно — заполнить поле Комплектность

В том же разделе «Дополнительно» производится настройка поставщика (кнопка «Поставщики»). Если этого не сделать сразу, при выборе товара в счёт-заказ клиента программа, согласно выставленным ранее настройкам, будет проверять установку поставщика на товаре и, если его нет, предлагать его назначить, выводя нужные окна.

В базе данных, прилагаемой к данной инструкции, комплектность и поставщик указаны у нескольких товаров, именно с этими товарами планируется работа в примере.

Таким образом, подготовлена база для работы. Указаны настройки, заведены реквизиты и товарные остатки, установлены настройки товаров. Можно начинать работу и вести основной документооборот.

3.4. Основной документооборот

Каждый документ, помимо обязательных составляющих, имеет поле Примечание для ввода произвольной информации и поля Срок оплаты и Контрольный срок, которые можно использовать для различного контроля.

Большинство параметров документа (содержимое его полей) можно вывести в колонки в реестре документов данного типа.

При поступлении заявки от клиента оформляется документ Счёт-заказ.

Чтобы пример документооборота получился более иллюстративный, рекомендуем создать счета-заказы нескольких клиентов на примерно одинаковый набор товарных позиций по 2-3 счёта-заказа у клиента.

Количество товара в счёте-заказе должно превышать доступное количество на складе и, желательно, «не влезать» в комплектность стандартной поставки поставщика.

Счёт-заказ клиента --> Товар в наличии --> Расходная накладная --> отгрузка

Счёт-заказ клиента --> Товара нет в наличии --> Заказ поставщику --> Приходная накладная --> Распределение по счетам-заказам клиентов (автоматически) --> Коррекция распределения (если нужно) - вручную --> Расходная накладная --> отгрузка

Главное меню — Торговля — Счета-заказы клиентов — (менюПКМ) — Создать — раздел Документ — выбрать покупателя — раздел Товары — выбрать товары в спецификацию, указать количество и цену — сохранить счёт-заказ, нажав ОК.

Расходная накладная.
Когда счет-заказ сформирован, по нему можно отгрузить заказанный товар, если он есть в наличии.
Выделить счёт-заказ в списке — (менюПКМ) — Создать зависимый документ — Расходная накладная

Раздел Документ.
В шапку документа автоматически попадают данные из счёта-заказа, основание накладной — тот самый счёт-заказ.

Раздел Товары.
Верхняя часть данного раздела по умолчанию отображает товары, выбранные в счёт-заказ.
Если это не так, можно воспользоваться кнопкой:

Поскольку в реальном счёте-заказе спецификация может содержать сотни позиций, целесообразно не переносить каждую в спецификацию накладной вручную, а воспользоваться сервисом.
Выделите любую позицию в верхней спецификации — (менюПКМ) - «Взять всё доступное количество»
Позиции появятся в спецификации накладной, количество будет установлено в размере доступного на складе.

Далее сохранить накладную, нажав ОК.

По умолчанию документ сохраняется в состоянии «Резерв на складе», + программа выдаёт запрос, не следует ли сразу отгрузить накладную.

Для примера, можно отгрузить одну накладную, и оставить в резерве следующую.

После создания расходных накладных, реестр счетов-заказов выглядит так:

Галка в колонке «Н» - накладные — означает, что по счёту-заказу были созданы накладные. Серый фон галки означает, что накладные были выписаны не на всю спецификацию и количество счёта-заказа, а только частично.

На товар, которого нет в наличии, создаётся заказ поставщику.
Курсор на реестре счетов-заказов — (менюПКМ) — Формирование заказов поставщикам

Параметры устанавливаются по необходимости.
При нажатии ОК начинается формирование заказа и программа выводит следующее окно:

Поскольку у товаров есть комплектность, нажимаем кнопку «Учесть комплектность» и подтверждаем в диалоговом окне.

Если требуется какая-либо ещё корректировка количества в заказе, её можно провести вручную.
Если всё соответствует требуемому, нажать ОК и подтвердить в диалоговом окне.
Таким образом, заказ поставщику сформирован.

Когда по заказу поставщику приходят товары, оформляется приходная накладная.

Выделить заказ поставщику, по которому идёт поставка — (менюПКМ) — создать зависимый документ — Приходная накладная.
Раздел Документ.
В шапку документа автоматически попадают данные из счёта-заказа, основание накладной — тот самый заказ.
Раздел Товары.
Верхняя часть данного раздела по умолчанию отображает товары, выбранные в заказ.

Поскольку в реальном заказе спецификация может содержать сотни позиций, целесообразно не переносить каждую в спецификацию накладной вручную, а воспользоваться сервисом.
Выделите любую позицию в верхней спецификации — (менюПКМ) - «Взять максимальное количество»
Позиции появятся в спецификации накладной, количество будет установлено в размере максимального в заказе.

Если поставленное количество отличается от максимального, или некоторых позиций из заказа нет в поставке, спецификацию накладной можно скорректировать вручную, изменяя или удаляя позиции.

Далее сохранить накладную, нажав ОК.

По умолчанию документ сохраняется в состоянии «Ожидание прихода», + программа выдаёт запрос, не следует ли сразу оприходовать накладную.

Для примера, можно оприходовать одну накладную, и оставить в ожидании прихода следующую.

При сохранении приходной накладной программа выводит запрос на автоматическое распределение поступлений по счетам-заказам клиентов. При подтверждении запроса выдаётся окно:

В колонке Остаток выводится информация, сколько не хватает в счёте-заказе по данной позиции после распределения поступления.

Вторую приходную накладную оставляем в состоянии Ожидание прихода. В этом случае запрос на распределение не выводится.
Поступление по этой накладной можно сделать вручную.
Приходные накладные — выбрать нужную — (менюПКМ) — Распределение поставок по заказам клиентов — ОК.

В результате можно просмотреть общую картину по управлению заказами.
Главное меню — УЗС — Контроль заказов клиентов
Есть 2 режима просмотра — подробный «позиции документов» или сводный «документы».

В окне Контроль заказов клиентов в менюПКМ доступны инструменты коррекции.