Управление проектами - описание работы модуля

Материал из FrigatWiki

Версия 10:04, 18 ноября 2011

Введение

Модуль “Управление проектами“ разработан для автоматизации процесса управления и учета потоков информации по ремонту объектов недвижимости.
Система позволяет вводить начальникам отделений заявки на ремонт помещений через Web-интерфейс, а после этого отслеживать выполнение проекта по данным заявкам.
Таким образом,общий цикл выполнения имеет четыре этапа:

1. Создание заявки
2. Подтверждение заявки старшим специалистом,а затем начальником строительного департамента.
3. Создание проекта по заявке во Фрегате.
4. Контроль, отслеживание материалов и завершение по проекту,закрывающему заявку.

В качестве основного документа в нем выступает Заявка на ремонт.
Заявки на ремонт предназначены для указания необходимости ремонта в подразделении и заводятся через веб-интерфейс.
Их оформляют начальники подразделения, и они имеют следующие этапы подтверждения:

1. Подготовка
2. Одобрен старшим специалистом
3. Одобрен начальником строительного департамента
4. Рассмотрена
5. Отвергнута

После чего заявка сохраняется в программе.
Далее на основании заявки, через интерфейс Фрегата создается Проект.
Проект, в свою очередь, имеет ряд задач.
Проекты и задачи имеют ряд важных характеристик, важнейшими из которых являются Ответственные лица, Исполнители и Степень завершенности.

1. Создание заявок на ремонт

Для того, чтобы создать заявки на ремонт, необходимо зайти под своим логином в систему Webzakaz - и выбрать в пункт -“Управление недвижимостью”.
Далее Вы перейдете в [Главное Меню], откуда можно перейти в раздел [Реестр заявок].

Рис. 1

В реестре также можно просмотреть:

• ранее созданные заявки
• текущие проекты по заявкам

Рис. 2

Чтобы создать заявку, нужно нажать на кнопку [Создать] в разделе заявок на ремонт.
При этом нужно выбрать подразделение (в случае, если начальник управляет несколькими подразделениями), указать основание заявки на ремонт и примечание. После чего нажать кнопку [Сохранить]. После создания заявка отобразится в реестре (Рис. 3).

Рис. 3

В реестре заявок можно просмотреть список заявок в табличной форме, также нажав на кнопку “Инфо” и “Правка”, можно увидеть детализацию заявки.

Создавать заявки можно и через интерфейс Фрегата. ,
Для этого нужно войти в раздел Управление объектами недвижимости, найти раздел [Заявки на ремонт], и щелкнуть кнопку [Создать].

Рис. 4

Обязательны для заполнения следующие поля:

• Подразделение – подразделение, для которого действует заявка
• Объект недвижимости – помещение, в котором будет производиться ремонт.

2. Одобрение заявки

Одобрение заявки производится куратором бизнес-направлений, а затем Начальником строительного отдела.
Для одобрения необходимо кликнуть на кнопке “Правка” и далее выбрать одобрить (“зеленая кнопка +”) или отвергнуть (“красная кнопка -”).

Рис. 5
При одобрении можно также указать в [Примечание] некую поясняющую информацию. Она будет добавлена к уже имеющимся примечаниям по заявке.

3.Настройки цепочек по ремонту

Цепочка по ремонту обладает следующими особенностями: в зависимости от региона (Москва или регионы) или конкретного департамента цепочка ветвится в зависимости от значения, записываемого в поле barcode заявки.
Значение barcode
Лимит
100269
Лимит 1 Ожид. одобрения
10023
Лимит 3 Ожид. одобрения
10033
Лимит 3 Ожид. одобрения

Общая цепочка имеет вид Ожд Одобр Лимит 1 (Ожд Одобр Лимит 3)-> Ожд. Одобр. Начальника строительства и эксплуатации.

4. Создание проекта по заявкам

После того, как заявка прошла стадии одобрения, по ней необходимо создать проект. При этом заявка должна быть в состоянии Рассмотрена.
Для этого менеджеру нужно щелкнуть правой кнопкой мыши по заявке и вызвать контекстное меню.

Рис. 6

При создании проекта нужно указать:

• даты начала старта и окончания проекта по плану
• фактическую дату старта и окончания
• текущее состояние
• ответственного за проект
• документ основание (в случае, если проект создается по заявке, то данное окно неактивно для выбора других документов)
• процент завершенности проекта.

Рис. 7
Исполнителей по проекту может быть несколько человек. Они выбираются в проект с помощью кнопки “Добавить в список» (рис. 7).
Проект, в свою очередь, включает задачи, которые добавляются в проект на вкладке “Задачи”.

Рис. 8

Задачи представляют собой взаимосвязанные части проекта, в которых можно указать, в свою очередь, планируемую и фактическую даты начала и окончания, исполнителей и присоединенные документы.

Поскольку проекты имеют вложенность в задач, то просмотреть их можно в виде дерева, щелкнув по кнопке [Списком].

Рис. 9
Элементы верхнего уровня на рис. 9 – это проекты, а все вложенные элементы - это задачи.

Лицо, оформившее заявку, может просмотреть стадии ее выполнения через Web-интерфейс, щелкнув кнопку проекты.

Рис. 10
Для указания стадии выполнения, ответственному за проект нужно перейти в соответствующий раздел в Web-интерфейсе, щелкнуть на списке задач, выбрать задачу и нажать кнопку [Выполнен].

Лицо, контролирующее выполнения проектов имеет в своем распоряжении календарь проектных задач, в котором указаны задачи и ответственные лица.

Рис. 11