Управление проектами - описание работы модуля
Материал из FrigatWiki
Содержание |
Введение
Модуль “Управление проектами“ разработан для автоматизации процесса управления и учета потоков информации по ремонту объектов недвижимости.
Система позволяет вводить начальникам отделений заявки на ремонт помещений через Web-интерфейс, а после этого отслеживать выполнение проекта по данным заявкам.
Таким образом,общий цикл выполнения имеет четыре этапа:
- Создание заявки
- Подтверждение заявки старшим специалистом,а затем начальником строительного департамента.
- Создание проекта по заявке во Фрегате.
- Контроль, отслеживание материалов и завершение по проекту,закрывающему заявку.
В качестве основного документа в нем выступает Заявка на ремонт.
Заявки на ремонт предназначены для указания необходимости ремонта в подразделении и заводятся через веб-интерфейс.
Их оформляют начальники подразделения, и они имеют следующие этапы подтверждения:
- Подготовка
- Одобрен старшим специалистом
- Одобрен начальником строительного департамента
- Рассмотрена
- Отвергнута
После чего заявка сохраняется в программе.
Далее на основании заявки, через интерфейс Фрегата создается Проект.
Проект, в свою очередь, имеет ряд задач.
Проекты и задачи имеют ряд важных характеристик, важнейшими из которых являются Ответственные лица, Исполнители и Степень завершенности.
1. Создание заявок на ремонт
Для того, чтобы создать заявки на ремонт, необходимо зайти под своим логином в систему Webzakaz - и выбрать в пункт -“Управление недвижимостью”.
Далее Вы перейдете в [Главное Меню], откуда можно перейти в раздел [Реестр заявок].
Рис. 1
В реестре также можно просмотреть:
- ранее созданные заявки
- текущие проекты по заявкам
Рис. 2
Чтобы создать заявку, нужно нажать на кнопку [Создать] в разделе заявок на ремонт.
При этом нужно выбрать подразделение (в случае, если начальник управляет несколькими подразделениями), указать основание заявки на ремонт и примечание. После чего нажать кнопку [Сохранить]. После создания заявка отобразится в реестре (Рис. 3).
Рис. 3
В реестре заявок можно просмотреть список заявок в табличной форме, также нажав на кнопку “Инфо” и “Правка”, можно увидеть детализацию заявки.
Создавать заявки можно и через интерфейс Фрегата. ,
Для этого нужно войти в раздел Управление объектами недвижимости, найти раздел [Заявки на ремонт], и щелкнуть кнопку [Создать].
Рис. 4
Обязательны для заполнения следующие поля:
- Подразделение – подразделение, для которого действует заявка
- Объект недвижимости – помещение, в котором будет производиться ремонт.
2. Одобрение заявки
Одобрение заявки производится куратором бизнес-направлений, а затем Начальником строительного отдела.
Для одобрения необходимо кликнуть на кнопке “Правка” и далее выбрать одобрить (“зеленая кнопка +”) или отвергнуть (“красная кнопка -”).
Рис. 5
При одобрении можно также указать в [Примечание] некую поясняющую информацию. Она будет добавлена к уже имеющимся примечаниям по заявке.
3.Настройки цепочек по ремонту
Цепочка по ремонту обладает следующими особенностями: в зависимости от региона (Москва или регионы) или конкретного департамента цепочка ветвится в зависимости от значения, записываемого в поле barcode заявки.
| Значение barcode | Лимит |
| 100269 | Лимит 1 Ожид. одобрения |
| 10023 | Лимит 2 Ожид. одобрения |
| 10033 | Лимит 3 Ожид. одобрения |
Общая цепочка имеет вид Ожд. Одобр. Лимит 1 (Ожд Одобр Лимит 3) -> Ожд. Одобр. Начальника строительства и эксплуатации.
4. Создание проекта по заявкам
После того, как заявка прошла стадии одобрения, по ней необходимо создать проект. При этом заявка должна быть в состоянии Рассмотрена.
Для этого менеджеру нужно щелкнуть правой кнопкой мыши по заявке и вызвать контекстное меню.
Рис. 6
При создании проекта нужно указать:
- даты начала старта и окончания проекта по плану
- фактическую дату старта и окончания
- текущее состояние
- ответственного за проект
- документ основание (в случае, если проект создается по заявке, то данное окно неактивно для выбора других документов)
- процент завершенности проекта.
Рис. 7
Исполнителей по проекту может быть несколько человек. Они выбираются в проект с помощью кнопки “Добавить в список» (рис. 7).
Проект, в свою очередь, включает задачи, которые добавляются в проект на вкладке “Задачи”.
Рис. 8
Задачи представляют собой взаимосвязанные части проекта, в которых можно указать, в свою очередь, планируемую и фактическую даты начала и окончания, исполнителей и присоединенные документы.
Поскольку проекты имеют вложенность в задач, то просмотреть их можно в виде дерева, щелкнув по кнопке [Списком].
Рис. 9
Элементы верхнего уровня на рис. 9 – это проекты, а все вложенные элементы - это задачи.
Лицо, оформившее заявку, может просмотреть стадии ее выполнения через Web-интерфейс, щелкнув кнопку проекты.
Рис. 10
Для указания стадии выполнения, ответственному за проект нужно перейти в соответствующий раздел в Web-интерфейсе, щелкнуть на списке задач, выбрать задачу и нажать кнопку [Выполнен].
Лицо, контролирующее выполнения проектов имеет в своем распоряжении календарь проектных задач, в котором указаны задачи и ответственные лица.
Рис. 11
