Web-заказ - описание функционала (Архив)

Материал из FrigatWiki

Версия 09:12, 23 декабря 2011

Описание бизнес-процессов конфигурации веб-заказ.
МОСКВА - 2011

СОДЕРЖАНИЕ

ГЛАВА1.Описание веб-интерфейса3

 Работа  пользователей системы веб-заказ3
   Регистрация пользователя..4
   Поиск товара..4
   Создание заказа пользователем....5
   Просмотр статуса заказа..6
 Работа одобряющего лица  системы веб-заказ .7
   Регистрация..8
 Одобрение заказов..9
 Просмотр истории заказов.10

ГЛАВА2.Описание работы операторов, менеджеров и сотрудников склада…….11

 Запуск.11
 Вход..11
   Создание товара.12
   Разделение на группы..14
   Доступ на группы товара..14
 Получение заказа..15
   Создание приходной накладной..16
   Создание акта оприходования..16
   Создание акта инвентаризации..16

ГЛАВА3.Отчеты .17 ГЛАВА4.Настройки веб-заказа...19

Описание веб интерфейса.

Работа пользователей системы веб-заказ

Регистрация пользователя

Система веб заказ становится доступной по адресу: http:/webzakaz/ Для входа в систему веб заказ необходимо первоначальная регистрация с помощью учетной

Рис.  1. 1. Окно регистрации.

На главной странице так же доступен для англоязычный интерфейс системы веб-заказ записи,выданной системным администратором. После входа в систему для работы пользователя присутствуют следующие вкладки:

 ТОВАРЫ-выбор товаров в заказ
 ЗАКАЗЫ-список заказов,история заказов
 ПОДТВЕРЖДЕНИЕ-подтверждение заказов одобряющими лицами
 ВЫХОД-выход из системы

Поиск товара

Поиск товара производится в товарной группе.Для облегчения поиска применяется специализированное окно ПОИСК.В графе ВАШ ЗАКАЗ показывается количество товаре в заказе. Рис.  1. 2. Выбор товара. Товар может и не содержаться в базе.Чтобы оформить заявку на нестандартный товар нужно перейти на вкладку НЕСТАНДАРТНЫЙ,где вводится товар.На данной странице присутствует кнопка ОБЗОР.Он позволяет выбрать любой ресурс (документ,изображение) для сохранения информации о заказе.При этом сохраняется информации о месторасположении данного файла.

Рис.  1. 3. Выбор нестандартного товара.

Создание заказа пользователем

После того, как товар выбран, он может быть добавлен в заказ. Далее внизу слева показывается количество товаров в заказе. Для отправки заказа необходимо нажать кнопку ОФОРМИТЬ ЗАКАЗ. Рис.  1. 4. Создание заказа. После того, как заказ оформлен, оформляющему лицу отправляется письмо с просьбой о подтверждении заказа. Письмо отправляется один раз в день до тех пор, пока заказ не будет подтвержден, либо отменен.

Просмотр статуса заказа

После оформления заказа, можно проверить его статус и сделать соответствующие отметки о доставке заказа. Для этого нужно зайти в Заказы/История Ваших заказов. В колонке Состояние показывается состояние вашего заказа. По мере одобрение заказа, состояние заказа изменяется. У заказа может быть следующие состояния:

Снизу можно увидеть спецификацию заказа и создана ли по заказу расходная накладная. Рис.  1. 5. Создание заказа. После фактической доставки заказа до места заказчика, необходимо указать полную, либо частичную доставку товара.

Работа одобряющего лица системы веб-заказа

Одобряющие лица в системе разделяются по ряду лимитов:

-Лимит1 (одобряющее лицо)
-Лимит2 (одобряющее лицо)
-Лимит3 (менеджер)
-Лимит4 (начальник подразделения)
-Лимит5 (президент)

В соответствии с текущим лимитом накладываемым на цепочку по конкретному департаменту, для каждого пользователя есть установленная цепочка подтверждающих лиц, которая может отличаться по суммам ,варьирующимся по департаментам.

Регистрация

Система веб заказ становится доступной по адресу: http:/webzakaz/ Для входа в систему веб заказ необходимо первоначальная регистрация с помощью учетной

Рис.  1. 6. Окно регистрации.

            На главной странице  так же доступен для англоязычный интерфей системы веб-закзе

                                                                   

записи, выданной системным администратором. После входа в систему для работы пользователя присутствуют следующие вкладки:

 ТОВАРЫ - выбор товаров в заказ
 ЗАКАЗЫ - список заказов, история заказов
 ПОДТВЕРЖДЕНИЕ - подтверждение заказов одобряющими лицами
 ВЫХОД - выход из системы

Одобрение заказов

Одобряющее лицо может отвергнуть или одобрить заказ через систему веб-заказа.

Нажав      на  Вы подтверждаете заказ.

Внимание! После нажатия данной клавиши заказ подтверждается сразу!

Нажав на Вы отклоняете заказ. При нажатии на система перенаправляет Вас на страничку детализации заказа, где Вы сможете увидеть примечание к нему, а также добавить собственное, объясняя Ваше решение относительно данного заказа.

Рис.  1. 7. Список заказов для подтверждения.

Просмотр истории заказов

Рис.  1. 8. Одобрение заказа.

Описание работы операторов, менеджеров и сотрудников склада.

Запуск

Операторы, менеджеры и сотрудники склада работают в системе не через Web -интерфейс. Данная группа пользователей отвечает непосредственно за обработку заказов и состояние склада. Доступ к заказам они осуществляют через клиентскую часть Фрегата.

Вход

При входе в систему необходимо ввести логин и пароль.

  Рис.  2.1.  Вход в систему. 

Создание товара

Для создании товара необходимо нажать в Справочнике Товары и цены кнопку Создать в контекстно-зависимом всплывающем меню. период в течении которого заказы будут оформляться. Рис.  2.2. Создание товара.

В окне ввода предполагается ввод для товара его имени, единицы измерения, а также на вкладке цены указание цены товара. В описании на вкладке [Дополнительно] можно ввести пояснение по поводу данной товарной позиции.

Рис.  2.3. Заполнение вкладки 'Описание'.

Разделение на группы

Товар в базе данных представлен в виде дерева в справочнике Товары и цены. На каждой

Рис.  2.3. Дерево товарных групп. товарной группе необходимо указать какое количество заказов с товаром данной группы может быть выписано . Рис.  2.4Аналитика на группе.

Доступ на группы товара

На ряд товарных групп у конкретных пользователей может стоять ограничение доступа. Данное ограничение выставляется в личных карточках. После этого у менеджера будут доступны для анализа только те заказы, которые имеют товар из группы IT оборудование. Рис.  2.5 Доступ на товарные группы в личных карточках.

Учет по коду партии(код прихода)

Часть товара (например компьютеры) ,необходимо учитывать по конкретной единице. Для этого для данного товара ставится опция-Учет по коду прихода. Одновременно выставляется опция Автоматическая генерация кода партии. В этом режиме на товаре при создании приходных документов будет назначаться уникальный код на одну позицию. При этом весь учет данной позиции товара в базе будет вестись по конкретному коду.

Рис.  2.6 Учет по коду прихода.

Получение заказа

Работа менеджеров

 Менеджеры отслеживают в программе только те заказы, у которых состояние ЗАКАЗ. Для таких документов менеджером может быть принято решение установки состояние на НА_ ОБР.
 В случае если заказ нестандартный(в этом случае на заказе установлено состояние НСТ) ,то  менеджер, ответственный за обработку нестандартных закзов, создает новый товар  из основания заказа, определяет стоимость товара и добавляет данный товар в заказ. Далее он выставляет на заказе состояние ПГТ. После чего заказ идет по цепочке одобрений.

Работа сотрудников склада

Сотрудник склада, просматривая заказы, имеющие состояния НА_ОБР формирует накладную передачи в филиал.

На департаменте, куда будет перемещен товар выставляется настройка Является реализатором (имеет склад)

После того как товар доставлен, на заказе сотрудником склада устанавливается состояние ЗАКР.

Создание приходной накладной.

Операции с данным типом документа производятся в разделе Оперативный учет → Накладные. Приходные накладные отражают поступление товаров от поставщиков. В реквизитах приходной накладной необходимо обязательно указывать свою организацию, контрагента, склад, валюту документа.

Акты оприходования

Операции с данным типом документа производятся в разделе Оперативный учет → Внутренние документы. Акты оприходования имеют товарную спецификацию, отражают приходование остатков товара и другие приходы, не являющиеся поставками товара, пополняют остаток товара на складе. В реквизитах акта оприходования необходимо указать свою организацию, склад, валюту документа. Хотя в реквизитах акта оприходования имеется поле Контрагент, но этот параметр является всего лишь информационным, т. к. акт оприходования с заполненным контрагентом не учитывается во взаиморасчетах с контрагентом и не попадает в карточку взаиморасчетов. При создании акта оприходования необходимо выбрать подтип: “Акт о начальных остатках” или “Акт оприходования товара”. Данные подтипы не несут в себе каких-либо функциональных различий, а скорее являются видом аналитики.

Акты инвентаризации

Операции с данным типом документа производятся в разделе Оперативный учет → Внутренние документы. Акты инвентаризации отражают результат инвентаризации (содержание инвентаризационной ведомости) и могут инициировать как уменьшение, так и увеличение текущего остатка товара на складе. В реквизитах акта инвентаризации необходимо указать свою организацию, склад, валюту документа. Акты инвентаризации имеют товарную спецификацию, которая, в отличие от других складских документов, имеет два количественных показателя: текущий остаток и фактическое количество. При вводе товара в акт инвентаризации (см.  Ошибка: источник перекрестной ссылки не найден) заполняется поле Фактическое кол-во. Для того чтобы привести в соответствие остатки товаров на складе, при сохранении акта инвентаризации происходит следующее: по товарным позициям, у которых фактическое количество превышает текущий остаток товара на складе, автоматически создается документ “Акт оприходования по инвентаризации”; по товарным позициям, у которых фактическое количество оказывается меньше текущего остатка товара на складе, автоматически создается документ “Акт списания по инвентаризации”.

Отчеты.

Отчет по приходам. Данный отчет используется в бухгалтерии для просмотра информации по приходам .Для того, чтобы пользователь мог его видеть через веб-интерфейс, необходимо в личных карточках данного пользователя поставить должность –бухгалтер.Данный отчет имеет два варианта представления :для веб и во Фрегате в инфокарточке документа.

Отчет по региональным заказам. Данный отчет используется для сотрудников, курирующих регионы. Отчет может показать у кого из подтверждающих лиц находится заявка, сколько заявок висят на одобрении и. т. п. Для того, чтобы пользователь мог его видеть через веб-интерфейс, необходимо в личных карточках данного пользователя поставить должность –Ответственный за регионы.

Так же во Фрегате в разделе есть следующие аналитические отчеты:

1) Отчет по бюджетам Данный отчет позволяет увидеть,сколько заказано товаров в разрезе бюджета.

2)Отчет по заказам(сортировка по департаментам)

Данный отчет позволяет увидеть заказанные позиции.Используется менежерами.По умолчанию сортировка по департаментам.

3) Отчет по заказам(сортировка по месяцам)

Данный отчет позволяет увидеть заказанные позиции.Используется менежерами.По умолчанию сортировка по месяцам.

4) Отчет о движении товара

Данный отчет позволяет увидеть движение товара.

5) Отчет по пользователям(итоги)

Данный отчет позволяет увидеть скалько заказов сделал конкретный пользователь и на какую сумму.

6) Отчет по цепочкам одобрения

Данный отчет позволяет увидеть цепочки одобрений по подразделениям.

Настройки веб-заказа.

Промежуточное звено в цепочках на одобрении для ИТ –отдела (для IT оборудования). Данная доработка позволяет на IT -оборудование добавлять для подтверждения перед состоянием ЗАКАЗ состояние ОЖД_ОДОБР_IT, для того чтобы начальник IT отдела мог подтверждать заявки на группу IT -оборудования. Для настройке этой доработке нужно на товарной группе прописать логин ответсвенного за группу.

Разбиение заказа на типы доставки

  Введены следующие типы доставки:
         -для московских отделений
         -от поставщика
         - центрального склада
      В зависимости от установленного признака на товаре, идет разбиение заказов по типу доставки. Необходимо для удобства обработки заказов менеджерами.

Сортировка на сайте с помощью признака “Идет после”. Данная доработка проверяет аналитику товара Идет после и осуществляет затем сортировку товара на сайте.