Работа с накладными

Материал из FrigatWiki

Перейти к: навигация, поиск

Содержание

Работа с накладными


Накладные используются для оформления операций, которые влияют на движение товара и взаиморасчеты с контрагентом.
Для работы с накладными перейдите к блоку «Документы» - «Накладные» и выберите необходимый тип накладной. Подробнее о навигации по списку первичных документов см. раздел «Навигация по списку первичных документов».
Состояния и признаки накладных

В колонках списка счетов любого типа, помимо информации о счете, зарегистрированной во время создания (например, дата регистрации счета, его сумма и пр.) выводятся колонки дополнительных признаков и состояний.

Schet5.png
Все входящие накладные (приходные накладные, накладные возврата от поставщиков, акты принятия товара на реализацию) имеют следующие признаки/состояния:

  • «Прн» - принята
    - Sq1.png - входящая накладная проведена по складу – товар оприходован, произошло пополнение остатков на складе.
    - Sq2.png - входящая накладная зарегистрирована в журнале, но еще не проведена по складу – товар не оприходован на склад и имеет состояние “Ожидание прихода”.

Все исходящие накладные (расходные накладные, отчеты реализаторов и пр.) имеют следующие состояния:

  • «Отг» – отгружена
    - Sq1.png - исходящая накладная проведена по складу – товар отгружен, произошло уменьшение остатков на складе.
    - Sq2.png – исходящая накладная зарегистрирована в журнале, но еще не проведена по складу – товар не отгружен со склада и имеет состояние “Резерв”.

Общие признаки входящих и исходящих накладных:

  • «Зкр» - устанавливается автоматически при установке состояния «Отгружена».
  • «Сф» - признак наличия счета-фактуры по накладной.
  • «О» - признак наличия оплаты по накладной.
    - Sq1.png - накладная оплачена полностью.
    - Sq gray.png - накладная оплачена частично.
    - Schet3.png - срок оплаты по накладной просрочен.
  • «В» - признак наличия возврата по накладной.
    - Sq1.png - все товары накладной попали в документ возврата.
    - Sq gray.png - часть товаров накладной попала в документ возврата.
  • «Бух» – признак учета суммы накладной в бухгалтерских отчетах.


Приходные и расходные накладные


Приходные накладные отражают поступление/прием товаров от поставщиков. Расходные накладные отражают отгрузку/передачу товаров оптовым и мелкооптовым покупателям.

Оформление прихода/отгрузки товара при помощи накладной

Чтобы оформить приход товара при помощи накладной, выполните следующие действия:

  • Создайте накладную так же, как любой первичный документ (подробнее о создании первичных документов см. раздел «Создание документа»). Для поступления товара используйте приходную накладную. Для отгрузки товара используйте расходную накладную.
  • После нажатия кнопки «ОК» в окне создания накладной программа предложит вам указать состояние товара:

    Typedoc29.png

Для приходной накладной:

  • ОЖПР – «ожидание прихода». Устанавливается про умолчанию после создания приходной накладной. Увеличивает количество выбранного в спецификацию накладной товара в колонках «Ож. приход» в списках товаров в информационных карточках и справочнике «Номенклатура».
  • ОПР – «товар оприходован». Установите это состояние, чтобы оприходовать товар. Подробнее см. «Результаты операции» - «Движение товара».
  • ПГТ – «подготовка». Установите это состояние, чтобы не учитывать информацию о выбранных в спецификацию документа товарах (количество товара, указанное в спецификации не будет влиять на остатки товара, а сумма документа не будет фигурировать в финансовых отчетах). Для расходной накладной:
  • РЕЗ – «резерв». Устанавливается про умолчанию после создания расходной накладной. Увеличивает количество выбранного в спецификацию накладной товара в колонках «Резерв» в списках товаров в информационных карточках и справочнике «Номенклатура».
  • ОТГ – «отгружен». Установите это состояние, чтобы отгрузить товар со склада. Подробнее см. Результаты операции, Движение товара.
  • ПГТ – «подготовка». Установите это состояние, чтобы не учитывать информацию о выбранных в спецификацию документа товарах (количество товара, указанное в спецификации, не будет влиять на остатки товара, а сумма документа не будет фигурировать в финасовых отчетах).

Выберите необходимое состояние и нажмите «ОК» - накладная появится в списке накладных.

Результаты операции:
Движение товара
Приходная накладная: после установки состояния «Оприходован» товар будет оприходован, что вызовет увеличение количества товара, указанного в спецификации, на выбранном складе.
Расходная накладная: после установки состояния «Отгружен» товар будет отгружен, что вызовет уменьшение количества товара, указанного в спецификации, на выбранном складе.
Вы можете проверить движение товара по складам следующим способом:

  • Выберите необходимую накладную из списка накладных, выделив ее при помощи мыши.
  • Щелкните правой кнопкой мыши по необходимому товару спецификации и выберите «Информационная карточка товара» в контекстном меню.

    Nakl1.png
  • Переключитесь на вкладку «Складское движение товара» в открывшемся окне, чтобы просмотреть информацию о движении выбранного товара по складу.

    Nakl3.png

Взаиморасчеты с контрагентом
Приходные/расходные накладные отражаются в отчете «Взаиморасчеты» после установки состояния «оприходован» (для приходных накладных) и «отгружен» (для расходных накладных).
Подробнее об отчете см. раздел [«Отчеты», «Взаиморасчеты»].
Примечание: описанные выше настройки возможных состояний товара установлены по умолчанию. Вы можете изменить настройки состояний или создать новые в разделе [«Настройки»] (Настройки - Настройки документов - Приходная (расходная) накладная - Свойства документа - Состояния).

Создание накладной на основании счета

Вы можете создать накладную на основе существующего в системе счета. Это позволит полностью или частично связать сумму счета с приходованием/отгрузкой товара. Для создания накладной по счету выполните следующие действия:

  • Найдите нужный счет в журнале счетов и выберите «Создать зависимый документ» - «Приходная накладная» (для входящего счета) или «Расходная накладная» (для исходящего счета). В результате появится окно приходной или расходной накладной с заполненными согласно счету реквизитами, но с незаполненной спецификацией.
  • В окне накладной перейдите на вкладку «Товары» - в верхней части окна появятся товарные позиции из спецификации счета.
  • Находясь в верхней половине окна, откройте контекстное меню и выберите «Взять все “максимальное” кол-во». В этом случае все товарные позиции счета перенесутся в накладную с соответствующими количествами.

    Nakl2.png
    При создании расходной накладной также возможен:
  • Выбор «доступного» количества – чтобы использовать эту опцию, выберите «Все доступное кол-во» в контекстном меню. В спецификацию документа будет добавлено количество товара, указанное в колонке «Доступно». Подробнее о расчете доступного количества товара на складе см. часть 1 руководства «Фрегат-Корпорация/Справочники», раздел «Создание склада», вкладка «Настройки».


Создание накладной на основании нескольких счетов

Имеется возможность создать накладную по нескольким счетам, оформленным на одного и того же контрагента. Для этого необходимо промаркировать соответствующие счета (см. раздел «Типовые операции с первичными документами», подраздел «Маркировка документов») и выполнить действия, описанные в разделе «Создание накладной на основании счета».

Создание нескольких накладных по одному счету

Чтобы создать несколько накладных по одному счету, выполните следующие действия:

  • Повторите шаги 1-2, описанные в разделе «Создание накладной на основании счета».
  • Для выборочного ввода позиций из счета дважды щелкните мышью на выбранном в верхней части окна товаре, затем укажите количество в стандартном окне «Ввод товара» и нажмите кнопку «OК».

Указанное количество товара появится в спецификации накладной.
Чтобы создать еще одну накладную на основе того же счета, повторите описанные выше действия.
Каждый раз при создании зависимого документа на основании счета количество товара, доступного для выбора в спецификацию, будет уменьшаться на то количество, которое уже было ранее прикреплено к другим зависимым документам.

Распределение товаров накладной по заказам клиентов

Воспользуйтесь данной функцией для автоматического распределения товаров ПРИХОДНЫХ накладных по заказам клиентов. Для того, чтобы воспользоваться функцией, перейдите к списку приходных накладных, щелкните правой кнопкой в области списка и выберите «Распределение поставок по заказам клиентов» в контекстном меню:

Nakl4.png
Установите параметры распределения товаров накладных по заказам в открывшемся окне:

Файл:Nakl6.png

  • Распределить
    - Все подходящие поступления – по заказам клиентов будут распределены товары всех приходных документов, не привязанные к заказам клиентов.
    - Выбранные документы – по заказам клиентов будут распределены товары только выбранных приходных накладных (предварительно промаркированные приходные накладные или накладная, на которой был установлен курсов во время вызова функции).
  • Только поступления периода – установите флаг, чтобы выбрать период
  • Только поступления от поставщика – для распределения будут отобраны только приходные накладные с выбранной организацией-поставщиком.
  • Только на заказы клиента – отобранные товары будут распределены только по заказам выбранного клиента.
  • Только для торгующей организации -
  • Учитывать заказы поставщику
    - Если флаг не установлен, товары приходных накладных будут распределены в хронологическом порядке, т. е. товары будут распределяться в первую очередь на заказы клиентов, зарегистрированные на более раннюю дату.
    - Если флаг установлен, товары приходных накладных будут распределены в первую очередь по тем заказам клиентов, на основе которых были созданы заказы поставщикам.


После того, как все параметры будут установлены, нажмите кнопку «ОК» в нижней части окна и дождитесь окончания операции.
Вы можете просмотреть результаты операции в разделе «Контроль заказов клиентов». В результате операции изменения произойдут в колонках «Принято под заказ», «Распределено под заказ», «Резерв». Подробнее см. «Контроль заказов клиентов». По результатам операции будут автоматически созданы документы резерва.

Возвраты поставщикам/возвраты покупателей

Документы данного типа используются для оформления возвратов поставщикам и возвратов от покупателей.
Вы можете создать независимый документ возврата, а также создать документ возврата на основе накладной.

Создание новой накладной возврата

Чтобы создать документ возврата поставщику/возврата покупателя, выполните следующие действия:

  • Перейдите к списку документов возврата, как описано в разделе «Навигация по списку первичных документов».
  • Выполните шаги 1-3 по созданию документа, как описано в разделе «Создание документа».
  • На вкладке «Товары» (см. «Ввод товаров в спецификацию документа») появится дополнительное представление товаров: подбор товаров для возврата.

    Nakl5.png
    Если вы создаете документ «Возврат поставщику»: данное представление содержит список всех товаров, когда-либо приобретенных у поставщика и имеющихся в наличии.
    Если вы создаете документ «Возврат покупателя»: данное представление содержит список всех товаров, когда-либо приобретенных покупателем у вашей организации и имеющихся в наличии.
    В колонке «Кол-во» отображается количество товара, который был оприходован/отгружен по каждому документу.
    В колонке «Доступно» отображается доступное количество товара, рассчитанное по алгоритму склада или документа возврата. Подробнее о расчете алгоритма см.часть 1 руководства «Фрегат-Корпорация/Справочники», раздел «Создание склада».
  • Перенесите необходимые товары в спецификацию, как описано в разделе «Ввод товаров в спецификацию документа», и нажмите «ОК» в окне создания документа возврата – новый документ возврата появится в списке.


Создание документа возврата на основе накладной

Вы можете создать накладную возврата на основании как расходной, так и приходной накладной.
- Возврат поставщику – на основании приходной накладной.
- Возврат от покупателя – на основании расходной накладной. Чтобы создать документ возврата на основании накладной, выполните следующие действия:

  • Перейдите к списку приходных/расходных накладных как описано в разделе «Навигация по списку первичных документов».
  • Найдите нужную накладную в журнале накладных и выберите «Создать зависимый документ» - «Накладная возврата от покупателя» (для расходной накладной) или «Накладная возврата поставщику» (для приходной накладной).
  • На вкладке «Товары» (см. «Ввод товаров в спецификацию документа») появится дополнительное представление товаров: по документу-основанию. На вкладке «Максим.» отображается количество товара, который был оприходован/списан при создании документа-основания (приходной или расходной накладной). В колонке «Доступно» отображается доступное количество товара, рассчитанное по алгоритму склада или документа возврата. Подробнее о расчете алгоритма см. часть 1 руководства «Фрегат-Корпорация/Справочники», раздел «Создание склада».
  • Перенесите необходимые товары в спецификацию, как описано в разделе «Ввод товаров в спецификацию документа», и нажмите «ОК» в окне создания документа возврата – новый документ возврата появится в списке.

При попытке списать количество товара, превышающее количество, указанное в колонке «Максим.», программа выдаст ошибку.
Результаты операции:
По движению товара и взаиморасчетам контрагентами документы возврата функционируют аналогично накладным.
Возврат от покупателя работает так же, как расходная накладная. Подробнее о работе с расходными накладными см. раздел «Приходные и расходные накладные».
Возврат поставщику работает так же, как приходная накладная. Подробнее о работе с приходными накладными см. раздел «Приходные и расходные накладные».

Продажи через кассу/возвраты по кассе


Документы данного типа формируются АВТОМАТИЧЕСКИ при оформлении продаж/возвратов через кассовую программу «Фрегат POS».
Документы типа «Продажи через кассу» являются аналогом расходной накладной и влияют таким же образом на движение товара и взаиморасчеты с контрагентом. Подробнее о работе с расходными накладными см. раздел «Приходные и расходные накладные.
Документы типа «Возвраты по кассе» являются аналогом приходной накладной и влияют таким же образом на движение товара и взаиморасчеты с контрагентом. Подробнее о работе с приходными накладными см. раздел «Приходные и расходные накладные».

Акты принятия на реализацию

Акты принятия на реализацию используются для принятия товара на реализацию от партнеров.
Чтобы создать акт принятия на реализацию, выполните следующие действия:

  • Создайте акт принятия на реализацию так же, как любой другой документ. Подробнее о создании документов см. раздел «Создание документа».
    При создании документа выберите необходимый тип документа: акт принятия на комиссию, акт принятия на реализацию, акт принятия по договору агента - в зависимости от типа договорных отношений с контрагентом.

    Nakl7.png

    При сохранении акта принятия на реализацию программа предложит вам установить состояние «Оприходован». Нажмите «ОК», чтобы сохранить это состояние.
    При необходимости вы сможете изменить состояние документа, как описано в разделе «Установка состояния документов». Возможные состояния актов принятия на реализацию совпадают с состояниями приходных накладных. (см. «Оформление прихода/отгрузки товара при помощи накладной»).


Результаты операции:
В результате создания акта принятия на реализацию товар будет оприходован на выбранный склад, но при этом не возникнет взаиморасчетов с контрагентом, как при создании обычной приходной накладной.
Чтобы зарегистрировать взаиморасчеты с контрагентом-реализатором, выполните следующие действия:

  • Создайте расходную накладную, как описано в разделе «Оформление прихода/отгрузки товара при помощи накладной». При создании расходной накладной обратите внимание на то, что товар должен быть выбран из приходов, зарегистрированных в системе в результате создания актов принятия на реализацию. Подробнее выборе товара по приходам см. раздел [«»]
  • Создайте отчет реализаторов, как описано в разделе [«Отчеты реализаторов»].

В результате описанных действий в списке документов «Отчеты реализаторов» будут созданы документы: отчеты комиссионера, отчеты реализатора, отчеты агента – в зависимости от документа-основания. Суммы этих документов будут учитываться во взаиморасчетах. Подробнее о работе с отчетом по взаиморасчетам с контрагентами см. раздел [«»]

Отчеты реализаторов

Отчеты реализаторов генерируются автоматически на основе расходных накладных, в спецификацию которых попали товары из приходов, зарегистрированных при помощи актов принятия на реализацию. Чтобы сгенерировать отчет, выполните следующие действия:

  • Перейдите к списку документов «Отчеты реализаторов», как описано в разделе «Навигация по списку первичных документов».
  • Нажмите кнопку «Создать» на верхней панели / щелкните правой кнопкой мыши в области списка отчетов реализаторов и выберите «Создать» в контекстном меню.
  • Настройте параметры отчета в открывшемся окне:

    Nakl8.png
  • Период/документы
    Укажите период реализации. Отчет будет обрабатывать только те акты, которые были созданы в указанный период (по умолчанию – 1 месяц).
    Выберите тип документов, который будет обработан отчетом.

В результате в списке документов «Отчеты реализаторов» будут созданы документы «Отчет комиссионера», «Отчет реализатора», «Отчет агента» - в зависимости от документа-основания, на основе которого они были сформированы.

Акты передачи на реализацию


Акты передачи на реализацию используются для контроля количества товара, передаваемого на реализацию партнерам.
Чтобы создать акт передачи на реализацию, выполните следующие действия:
Выполните шаги 1-3 создания документа, как описано в разделе «Создание документа».
На вкладке «Реквизиты» в поле «Покупатель» выберите контрагента, являющегося реализатором. Подробнее о создании организаций-реализаторов см. часть 1 руководства «Фрегат-Корпорация», раздел «Все организации».

Установка состояния акта передачи на реализацию

При необходимости вы можете установить состояния акта принятия на реализацию при помощи функции «Установить состояние». Подробнее об установке состояния документов см. раздел «Установка состояния документов».
Возможные состояния актов принятия на реализацию совпадают с состояниями накладных перемещения. Подробнее о состоянии накладных перемещения см. раздел «Накладные перемещения».

Результаты операции:
В результате создания акта передачи на реализацию товар, выбранный в спецификацию документа, будет оприходован на склад реализатора и списан со склада своей организации. При этом не возникнет никаких взаиморасчетов с реализатором.
Чтобы зарегистрировать продажу товара, указанного в акте передачи на реализацию, выполните следующие действия:

  • Создайте расходную накладную, как описано в разделе «Оформление прихода/отгрузки товара при помощи накладной».
  • На вкладке «Реквизиты»:
    - в поле «Продавец» выберите организацию-реализатора, указанную в акте передачи на реализацию.
    - в поле «Со склада» укажите склад реализатора (имеет то же название, что и организация-реализатор).

В результате описанных действий будет создана расходная накладная, сумма которой будет учитываться во взаиморасчетах с контрагентом-реализатором. Количество товара, введенное в спецификацию расходной накладной, будет списано со склада организации-реализатора.

Поставки/Отгрузки

Документы типа «Поставки» и «Отгрузки» используются для установки взаимосвязи между несколькими накладными и сопутствующими затратами.

  • Используйте документ «Поставки» для установления связи между несколькими ПРИХОДНЫМИ накладными и единой затратой.
  • Используйте документ «Отгрузки» для установления связи между несколькими РАСХОДНЫМИ накладными и единой затратой.

Чтобы создать документ «Поставки» или «Отгрузки», выполните следующие действия:

  • Перейдите к списку документов «Поставки» или «Отгрузки», как описано в разделе «Навигация по списку первичных документов».
  • Нажмите кнопку «Создать» New.png / щелкните правой кнопкой мыши в области списка документов и выберите «Создать» в контекстном меню.
  • Настройте параметры документа в открывшемся окне:

    Nakl9.png

    - На вкладке «Реквизиты» установите реквизиты документа, как описано в разделе «Ввод реквизитов документа».
    - Переключитесь на вкладку «Документы», чтобы выбрать список накладных, к которым будет прикреплена затрата. Для этого щелкните правой кнопкой мыши на вкладке «Документы» и выберите «Выбор документов» в контекстном меню / нажмите кнопку Nakl13.png на верхней панели:

    Nakl10.png
    В открывшемся окне выбора документов выберите период отбора документов, воспользовавшись фильтром на верхней панели – документы за выбранный период будут выведены на экран:

    Nakl11.png
    При создании документа «Поставки» в список будут включены все ПРИХОДНЫЕ накладные за выбранный период.
    При создании документа «Отгрузки» в список будут включены все РАСХОДНЫЕ накладные за выбранный период.
    Выделите необходимые документы при помощи мыши, как описано в разделе «Маркировка документов» и нажмите кнопку «ОК» в окне «Выбор документов» - все отмеченные накладные появятся на вкладке «Документы». Товары, входящие в спецификацию, будут выведены под списком накладных.
    - На вкладке «Затраты» введите затраты документа, как описано в разделе [«Ввод затрат»].
    - На вкладке «Настройка» установите настройки документа:

    Nakl12.png
    • Менеджер – выберите менеджера из справочника «Сотрудники».
    • Контрольный срок - установите контрольный срок документа.
    • Очередность – укажите очередность документа.
    • Штрих-код – введите штрих-код.
      - Нажмите кнопку Moln.png и выберите тип распределения затрат по документу, как описано в разделе [«Ввод затрат»].
  • После того, как все параметры документа будут установлены, нажмите «ОК» в окне создания документа поставки/отгрузки – новый документ появится в списке.


Результаты операции
В результате описанных действий к списку затрат всех накладных, выбранных в документ поставки/отгрузки, будет добавлена дополнительная затрата. Данная затрата будет недоступна для редактирования в списке затрат каждой из накладных:

Nakl14.png

Личные инструменты